Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Videokonferenzen via Zoom, WebEx, Microsoft Teams und Wonder

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom, Cisco WebEx, Microsoft Teams und Wonder.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools „Zoom“, „WebEx“, „Microsoft Teams“ und „Wonder“, um Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise von Zoom können Sie hier einsehen:
https://zoom.us/de-de/privacy-and-security.html

Datenschutzhinweise von WebEx können Sie hier einsehen:
https://help.webex.com/de-de/pdz31w/Cisco-Webex-Compliance-and-Certifications

Datenschutzhinweise von MS Teams können Sie hier einsehen:
https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Datenschutzhinweise von Wonder können Sie hier einsehen:
https://www.wonder.me/privacy-policy 

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung von Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die ARL – Akademie für Raumentwicklung in der Leibniz-Gemeinschaft, Vahrenwalder Str. 247, 30179 Hannover.

Soweit Sie die Internetseiten von Zoom, Cisco WebEx, Microsoft oder Wonder aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Webex jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Webex herunterzuladen. Die Nutzung von Microsoft ist abhängig von der Nutzung des jeweiligen Office 365 Dienstes. Für MS Teams ist es nur erforderlich, um die App herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und gegebenenfalls weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Ebenso können Sie Webex auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und eventuelle weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Webex-App eingeben. Bei MS Teams können Sie in der App mittels „Link“, integriertem Kalender in MS Teams oder in den jeweiligen Chats oder Teams-Kanälen an den Konferenzen teilnehmen.

Wenn Sie die Zoom-, WebEx- oder MS Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar. Kopieren Sie dafür den Einladungslink in die Adresszeile Ihres Browsers. Die Browser-Version von Zoom ist unter der Adresse https://zoom.us/join und von Webex unter der Adresse https://signin.webex.com/join erreichbar.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom, WebEx, MS Teams oder Wonder werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zur/zum Benutzer/-in: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (optional)
Online-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfrage-Funktionen sowie weitere Funktion zum Up- und Download von Dateien wie Bild, Ton, Video oder Office-Daten zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen bereitgestellten Daten verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und anderen Teilnehmerinnen/Teilnehmern während des Meetings oder danach, zugänglich zu machen und gegebenenfalls zu protokollieren.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die entsprechenden Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom, WebEx, MS Teams und Wonder, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Diese werden in der Regel nicht aufgezeichnet. Wenn wir ein „Online-Meeting“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen, die Aufbewahrungsdauer der Daten angeben und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren und die Aufbewahrungsdauer hierfür angeben. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer/-in registriert sind oder als Gast an einer Konferenz teilnehmen, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Cisco bewahrt die personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erfasst wurden, erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten werden solange aufbewahrt und genutzt, wie dies zur Erfüllung deren geschäftlichen Anforderungen und gesetzlichen Pflichten, zur Beilegung von Streitigkeiten, zum Schutz deren Ressourcen und zur Durchsetzung deren Verträge erforderlich sei.

Wenn sie bei MS Teams als Benutzer/-in registriert sind oder als Gast an einer Konferenz teilnehmen, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei MS Teams gespeichert werden.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio über Wonder zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts von Wonder verarbeitet. Wonder speichert diese Aufnahmen nicht. Wonder erfasst die Browserdaten, während der Nutzung des Service. Dazu gehören unter anderem die IP-Adresse, der Browsertyp, die aufgerufenen Seiten, die Nutzungsdauer und das Nutzungsdatum, die Geräte-ID und Diagnose-Daten. Wonder nutzt zudem Cookies und ähnliche Analysemethoden (z. B Beacons, Tags und Skripte), um die Nutzung des Webservice zu analysieren und Verbesserungen zu ermöglichen. Der Browser kann so eingestellt werden, dass er die Nutzung von Cookies ablehnt. Ist dies der Fall, können einige Elemente des Service von Wonder nicht genutzt werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der ARL verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ in Zoom, WebEx, MS Teams und Wonder verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom, WebEx und MS Teams sind Dienste, die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO garantiert.

Wonder ist eine Software der Yotribe GmbH, Kommandantenstraße 77, 10117 Berlin. Ihre Informationen, insbesondere die Personendaten, können auf Computer außerhalb von Deutschland übermittelt und dort gespeichert werden. Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung erfolgt durch die Nutzung von Wonder. Sie stimmen damit auch dem Transfer Ihrer Daten zu. Wonder stellt sicher, dass Ihre Daten geschützt werden und in Abstimmung mit der Datenschutzerklärung, werden keine Daten an eine Organisation oder ein Land weitergegeben, die/das sich nicht dem Datenschutz verpflichtet sieht. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Online Veranstaltung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von Wonder erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten.

Ihre Rechte

Ferner haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung nach Erteilung in die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu oben genannten Zwecken zu widerrufen. Gemäß Art. 15 DSGVO steht Ihnen ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Ihnen zu. Darüber hinaus steht es Ihnen frei, das Recht auf Berichtigung, Löschung oder, sofern das Löschen nicht möglich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit gemäß der Artikel 16–18, 20 DSGVO geltend zu machen. Sollten Sie dieses Recht in Anspruch nehmen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Weiterhin steht Ihnen das Recht zu, sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht unter Einhaltung der Datenschutzgesetze erfolgt, würden wir Sie höflich darum bitten, sich mit unserem Datenschutzbeauftragten in Kontakt zu setzen.

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der ARL:
S-CON GmbH & Co. KG
Podbielskistraße 386
30659 Hannover
E-Mail: datenschutzteam123@s-con.de 

Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover